Datenschutz­erklärung der ZKB Philanthropie Stiftung

1. Allgemeines

Die ZKB Philanthropie Stiftung (folgend «Stiftung» genannt) setzt im Bereich des Datenschutzes auf einen offenen, transparenten und kundenfreundlichen Umgang.

Unter «Personendaten» versteht die Stiftung Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Unter «Bearbeiten» versteht die Stiftung jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Personendaten.

Die Stiftung trifft zur Sicherheit von Personendaten eine Vielzahl an Vorkehrungen, wie die Umsetzung von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen (z.B. Einsatz von Firewalls, persönlichen Passwörtern sowie Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen, Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden).

2. Bearbeitungs­rahmen

2.1 Personen, von denen Personendaten bearbeitet werden

Je nachdem, welche Dienstleistungen Sie bei der Stiftung beziehen, bearbeitet die Stiftung Personendaten von unterschiedlichen Personen.
Dazu gehören insbesondere die folgenden Personen:

• Kunden, Stifter und Beiräte: Die Stiftung bearbeitet Personendaten ehemaliger, bestehender sowie potenzieller Kunden und Stifter (bzw. Interessenten). Dazu gehören auch Personendaten von vom Kunden bzw. dem Stifter für seine Substiftung eingesetzten Beiräten.
  
• Spender: Die Stiftung bearbeitet Personendaten ehemaliger, bestehender sowie potenzieller Spender (bzw. Interessenten).
• Mitarbeitende von begünstigten Organisationen, Kooperationspartnern und Lieferanten: Die Stiftung bearbeitet im Rahmen ihrer Fördertätigkeit Personendaten von Mitarbeitenden von begünstigten Organisationen sowie von Mitarbeitenden von Kooperationspartnern und Lieferanten, d.h. von Unternehmungen und Organisationen, mit denen die Stiftung in irgendeiner Form zusammenarbeitet.
• Besucherdaten: Die Stiftung bearbeitet Besucherdaten. D.h. Personendaten von Besuchern insbesondere von der Webseite der Stiftung.

2.2. Kategorien von Personendaten

Unter Personendaten versteht die Stiftung insbesondere Folgendes:

• Stamm- und Bestandsdaten wie z.B. Name, postalische Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, Vertragsnummer und -dauer, Dokumente zur Feststellung der Identität wie z. B. ID oder Pass, Informationen zum Konto, Depot, Zahlungen zu aktuellen oder abgeschlossenen Geschäften, Verträgen, Produkten, Dienstleistungen, Beiratsmitglieder, Familienmitglieder, Bevollmächtigte und Begünstigte, die von einer Datenbearbeitung mitbetroffen sind.
• Marketingdaten wie z.B. Bedürfnisse, Wünsche, Interessen, Präferenzen, Angabe über die Nutzung von Produkten, Dienstleistungen oder Kontakt- und Kommunikationskanälen.
• Daten, die uns aufgrund Ihres Besuchs der Webseite der Stiftung übermittelt werden oder Sie uns bekannt geben (z.B. via Formular).
• Technische Daten, wie z.B. interne und externe Kennungen, Geschäftsnummern, IP-Adressen, Aufzeichnungen von Zugriffen oder Änderungen.

2.3 Dauer der Speicherung

Die Dauer der Speicherung von Personendaten bestimmt sich nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung. In der Regel speichert die Stiftung Personendaten für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. Vertragsdauer und anschliessend für weitere zehn Jahre oder mehr Jahre (je nach anwendbarer Rechtsgrundlage). Dies entspricht der Zeitspanne, innerhalb derer Rechtsansprüche gegen die Stiftung geltend gemacht werden können. Laufende oder zu erwartende rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verfahren können eine Speicherung über diese Frist hinaus zur Folge haben.

2.4 Zwecke

Die Stiftung kann die unter Ziff. 2.1 und 2.2 beschriebenen Personendaten zur Abwicklung eigener Leistungen sowie für eigene oder gesetzlich vorgesehene Zwecke bearbeiten. Darunter versteht sie insbesondere Folgendes:

• Kundenaufnahmeverfahren, Prüfung (Due Diligence), Abschluss, Durchführung, Abwicklung und Verwaltung von Geschäftsbeziehung und Dienstleistungen der Stiftung sowie der vom Kunden nachgesuchten Dienstleistungen.
• Marketing, Marktforschung, Kundenbeziehungspflege, umfassende Betreuung, Beratung und Information über das Dienstleistungsangebot, Vorbereitung und Erbringung massgeschneiderter Dienstleistungen.
• Gesetzliche oder regulatorische Prüfungs-, Auskunfts-, Informations- oder Meldepflichten an Behörden, Gerichte, Erfüllung behördlicher Anordnungen.
• Wahrung der Interessen und Sicherung der Ansprüche der Stiftung im Falle von Forderungen gegenüber der Stiftung.
• Allfällige weitere Zwecke, über die Sie von der Stiftung in Kenntnis gesetzt werden.

2.5 Herkunft

Zur Erfüllung der Zwecke gemäss Ziff. 2.4 kann die Stiftung Personendaten folgender Herkunft erheben:

• Personendaten, die der Stiftung mitgeteilt werden, z.B. im Rahmen der Eröffnung einer Geschäftsbeziehung, eines Beratungsgesprächs bei der Zürcher Kantonalbank, Kommunikation mit der Zürcher Kantonalbank oder der Stiftung, für Dienstleistungen der Stiftung oder auf Webseiten der Zürcher Kantonalbank und der Stiftung.
• Personendaten, die aufgrund der Inanspruchnahme von Dienstleistungen anfallen und durch die technische Infrastruktur oder durch arbeitsteilige Prozesse an die Stiftung übermittelt werden, (z.B. über die Webseite der Stiftung, über eine webbasierte Plattform eines Dritten).
• Personendaten aus Drittquellen z.B. Adresshändlern, Behörden, Gesellschaften des Konzerns der Zürcher Kantonalbank oder Sanktionslisten der UNO, des SECO und der EU.
• Personendaten, die öffentlich zugänglich sind, z.B. im Internet, in den Medien, in öffentlichen Registern wie z.B. Grundbuch- oder Handelsregisterämtern.

2.6 Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten

Je nachdem, welche Dienstleistungen die Stiftung gegebenenfalls für Sie erbringt bzw. zu welchem Zweck die Personendaten bearbeitet werden, beruht die Datenbearbeitung auf folgender Grundlage:

• Aufnahme, Abschluss oder Durchführung eines Vertrags bzw. Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder für die Erfüllung der Pflichten der Stiftung aus einem solchen Vertrag bzw. Geschäftsbeziehung (inkl. erforderlicher vorvertraglicher Massnahmen).
• Gegebenenfalls zur Wahrung berechtigter Interessen der Stiftung z.B. Geschäftsentscheide, Geschäftsprüfung, Marketing, Marktforschung.
• Gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten der Stiftung oder die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse, wie z.B. aufgrund des schweizerischen Geldwäschereigesetzes und der Steuergesetze.
• Gegebenenfalls aufgrund Ihrer Einwilligung.

2.7 Bereitstellungspflicht von Personendaten

Wenn Personendaten, welche die Stiftung bearbeitet, zur Erfüllung rechtlicher oder aufsichtsrechtlicher Pflichten oder für die Aufnahme, Abschluss oder Durchführung eines Vertrags bzw. Geschäftsbeziehung mit Ihnen erforderlich sind, kann es sein, dass die Stiftung Sie nicht als Kunde aufnehmen oder keine Dienstleistungen für Sie erbringen kann, wenn die Stiftung diese Personendaten nicht bearbeiten kann. In diesem Fall werden wir Sie entsprechend informieren.

2.8 Kategorien vorgesehener Empfänger, Garantien und Auslandsbekanntgabe

2.8.1 Empfänger

Innerhalb der Stiftung bzw. der Zürcher Kantonalbank, welche mit der Geschäftsführung der Stiftung betraut ist, erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Personendaten, welche diese zur Aufnahme, Abschluss oder Durchführung eines Vertrags bzw. Geschäftsbeziehung aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten oder für die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse benötigen.

Die Stiftung gibt Personendaten Dritten nur in folgenden Fällen bekannt – abhängig von der Art der bezogenen Dienstleistungen und Produkten:

• Zur Auftragsausführung d.h. Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Produkten z.B. an Zahlungsempfänger, Begünstigte, Bevollmächtigte.
• An Gesellschaften des Konzerns der Zürcher Kantonalbank, gegebenenfalls gestützt auf Rechtfertigungsgründe, z.B. Einwilligung, u.a. für Veranstaltungen, Kooperationen, Anbieten von ergänzenden Produkten oder Dienstleistungen, Marketingzwecke.
• Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, gesetzlicher Rechtfertigungsgründe oder behördlicher Anordnungen, z.B. an Gerichte, Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden oder soweit erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen der Stiftung im In- und Ausland. Letzteres trifft insbesondere zu bei gegen die Stiftung angedrohten oder eingeleiteten rechtlichen Schritten oder öffentlichen Äusserungen, zur Sicherung der Ansprüche der Stiftung beim Inkasso von Forderungen der Stiftung und zur Wiederherstellung des Kundenkontakts nach Kontaktabbruch bei den zuständigen schweizerischen Behörden.

Die Stiftung hat die Geschäftsleitung, d.h. die operative Geschäftstätigkeit, an die Zürcher Kantonalbank ausgelagert. Personendaten gemäss Ziff. 2.1 werden demnach im Auftrag der Stiftung durch die Zürcher Kantonalbank bearbeitet.

Die Stiftung und im Rahmen der Geschäftsleitung die Zürcher Kantonalbank können Auftragsbearbeiter, d.h. Dritte, welche Personendaten im Auftrag und für die Zwecke der Stiftung bearbeiten, beiziehen. Als Auftragsbearbeiter kommen insbesondere in Frage IT-, Marketing-, Marktforschungs-, Vertriebs- oder Kommunikationsdienstleister, Logistikunternehmen, Druckdienstleister, Finanzdienstleister, Inkassounternehmen, Betrugsbekämpfungsstellen, Informations- und Cybersecurity-Dienstleister oder Beratungsdienstleister.

Findet eine Bekanntgabe von Personendaten an einen Auftragsbearbeiter statt, darf er die erhaltenen Personendaten nur so bearbeiten wie die Stiftung selber. Die Stiftung wählt ihre Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und verpflichtet sie vertraglich dazu, die Vertraulichkeit sowie die Sicherheit der Personendaten zu gewährleisten.

2.8.2 Ort der Datenbekanntgabe

Der Ort der Datenbekanntgabe hängt von der Art des in Anspruch genommenen Produkts oder Dienstleistung ab. Informationen zum Ort der Bekanntgabe von Personendaten werden Ihnen in der Datenschutzerklärung oder gegebenenfalls im Zusammenhang mit den spezifischen Dienstleistungen und Produkten mitgeteilt.

2.8.3 Garantien

Werden Personendaten ausnahmsweise in Staaten bekannt gegeben, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist, verpflichtet sich die Stiftung, den Empfänger durch den Abschluss anerkannter Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus oder die Stiftung stützt sich auf eine gesetzliche Ausnahmebestimmung (z.B. den Abschluss oder Abwicklung eines Vertrags, die Wahrung überwiegender öffentlicher Interessen, die Durchsetzung von Rechtsansprüchen, Ihre Einwilligung). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln kann kostenlos bei der Stiftung bezogen werden.

3. Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie – soweit anwendbar – das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Auskunftsgesuche nimmt die Stiftung schriftlich zusammen mit einer gut leserlichen Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises (z. B. Pass, Identitätskarte, Führerausweis). Die Kontaktdaten sind in Ziff. 5 zu entnehmen.

Bei den Lösch- und Widerspruchsrechten handelt es sich nicht um uneingeschränkte Rechte. Je nach Einzelfall können übergeordnete Interessen eine weitere Bearbeitung erforderlich machen. Die Stiftung prüft jeden Einzelfall und teilt Ihnen das Ergebnis mit. Wenn Personendaten für Direktmarketing bearbeitet werden, erstreckt sich Ihr Recht auf Widerspruch auch auf Direktmarketing, einschliesslich Profiling für Marketingzwecke. Sie können gegen Direktmarketing jederzeit Widerspruch einlegen, indem Sie der Stiftung eine entsprechende Mitteilung zukommen lassen (vgl. Ziff. 5).

Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung in die Bearbeitung von Personendaten können Sie jederzeit gegenüber der Stiftung widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Bearbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Falls die Stiftung Ihren Erwartungen im Hinblick auf die Bearbeitung von Personendaten nicht entspricht, Sie sich über Datenschutzpraktiken der Stiftung beschweren möchten oder Ihre Rechte ausüben wollen, teilen Sie dies bitte der Stiftung mit (vgl. Ziff. 5). Dies gibt der Stiftung u. a. die Möglichkeit, Ihr Anliegen zu prüfen und sich allenfalls zu verbessern. Um die Stiftung bei der Beantwortung Ihrer Anfrage zu unterstützen, werden Sie um eine entsprechende aussagekräftige Mitteilung gebeten. Die Stiftung wird Ihr Anliegen innert angemessener Zeit prüfen und beantworten.

4. Änderungen von Personendaten

Die Stiftung ist verpflichtet, die Personendaten sachlich richtig zu bearbeiten und auf dem neusten Stand zu halten. Teilen Sie bitte der Stiftung Änderungen der Personendaten mit.

5. Kontaktdaten und Ausübung Ihrer Rechte

Die Stiftung ist verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten:

ZKB Philanthropie Stiftung
c/o Zürcher Kantonalbank
Bahnhofstrasse 9
8001 Zürich

6. Stand der Datenschutzerklärung

Die vorliegende Datenschutzerklärung wurde im Februar 2024 erstellt. Sie legt allgemein die Bearbeitung von Personendaten durch die Stiftung dar. Die vorliegende Datenschutzerklärung ist kein Vertragsbestandteil zwischen der Stiftung und Ihnen. Die Stiftung behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Im Falle einer solchen Anpassung werden Sie auf angemessene Weise informiert, je nachdem, wie üblicherweise mit Ihnen kommuniziert wird, bspw. über die Webseite der Stiftung.
 

Jüngste Aktualisierung: Februar 2024